Rechnung erstellen mit Vorlage für eine Barzahlung
Tagtäglich kommt es vor, dass Rechnungen bar bezahlt werden. Bei Alltagsgeschäften wie dem Brötchenkauf stellen Bargeschäfte keine große Herausforderung dar. Doch wie sieht dies bei Lieferungen und sonstigen Leistungen aus? Welche Anforderungen werden bei größeren Anschaffungen oder bei erbrachten Dienstleistungen an eine Rechnung für eine Barzahlung gestellt?
Mit Hilfe unserer Rechnungsvorlage für eine Barzahlung in Word oder Excel zum Download können Sie problemlos eine Rechnung für Ihre Bargeschäfte downloaden oder diese professionell über unseren Onlineeditor erstellen.
Kostenlose Rechnungsvorlage
Was ist eine Rechnungsvorlage für eine Barzahlung?
Zur Abwicklung von Geschäftsvorfällen müssen Rechnungen geschrieben werden. Eine Rechnung definiert die Forderung des Leistungserbringers für eine erbrachte Lieferung oder sonstige Leistung, indem die Leistungspositionen nach Art und Höhe detailliert aufgelistet werden. Die Rechnung macht damit einen Forderungsanspruch gegenüber dem Leistungsempfänger geltend.
In erster Linie ist es für die Erstellung einer Rechnung unrelevant, welche Bezahlungsmöglichkeit der Rechnungsempfänger in Anspruch nehmen will. Im täglichen Waren- und Dienstleistungsverkehr kommt es jedoch nicht selten vor, dass bereits beim Kauf eines Produkts oder vor dem Erbringen einer Dienstleistung klar ist, dass das geforderte Entgelt bei Übergabe oder Erbringung vom Leistungsempfänger in bar beglichen wird.
Oftmals spricht der Leistungsempfänger den Verzicht auf die Ausstellung einer Rechnung aus. Jedoch bedarf eine ordnungsgemäße steuerliche Behandlung einer korrekt ausgestellten Rechnung. Die Rechnungsvorlage für eine Barzahlung muss also die gängigen Inhalte einer Rechnung aufweisen und darf sich nur bei den Zahlungsbedingungen abheben. Bargeschäfte haben für den Leistungserbringer generell den Vorteil einer schnellen und unkomplizierten Abwicklung und stellen keine Gefahr für einen möglichen Zahlungsverzug oder Leistungsausfall dar.
Rechnung für eine Barzahlung – Besonderheiten
Die Rechnung für eine Barzahlung unterliegt keiner expliziten Formvorschrift und benötigt keine Unterschrift. Für die Abwicklung eines Bargeschäfts mit einer Rechnung ist jedoch zu beachten, dass die Art der Bezahlung explizit auf der Rechnung vermerkt sein muss. Die Rechnung muss also zwingend einen Hinweis auf die Barzahlung enthalten.
Dieser Vermerk kann formlos erfolgen, zum Beispiel durch den Zusatz „Barzahlung bei Lieferung“ auf der Rechnung. Darüber hinaus kann die Rechnung für eine Barzahlung gleichzeitig als Quittung für den Erhalt der Forderung fungieren, indem darauf der Empfang des Entgelts vermerkt wird. Hierzu reicht die Unterschrift des Empfängers aus. Gegebenenfalls kann diese um den Firmenstempel ergänzt erden.
Inhalte einer Rechnungsvorlage für eine Barzahlung
Inhaltlich unterliegt die Rechnung für eine Barzahlung den gleichen Anforderungen, die an jede andere Rechnung gestellt werden. So müssen die detaillierten Daten (Name und Anschrift) des Leistungsempfängers, sowie des Leistungserbringers angegeben sein. Sofern vorhanden, die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers. Ein Ausstellungs- und Leistungsdatum, sowie die Rechnungsnummer, zugehörig zu einem entsprechenden Nummernkreis.
Die Forderung wird in Form von Höhe und Art der erbrachten Leistung gelistet. Je nachdem ob der Leistungserbringer Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist oder einer Sonderregelung unterliegt, muss die umsatzsteuerliche Behandlung durch einen Ausweis nach Steuersätzen oder entsprechend nach Steuerbefreiungen erfolgen. Unterliegen die Gesamtbeträge gemäß der gesetzlich geregelten Kleinbetragsbehandlung unter 250 Euro, gelten analog vereinfachte Regeln. In diesem Fall muss die Rechnung keine Daten zum Leistungsempfänger und zum Leistungserbringer enthalten. Auch die Angabe des Leistungszeitraums und der Rechnungsnummer entfällt.
Die Pflichtangaben einer Rechnungsvorlage für eine Barzahlung sind:
Verpflichtende Angaben für die Erstellung einer Abrechnung für eine Barzahlung sind, sofern keine Kleinbetragsregelung vorliegt:
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- Name und Anschrift des Rechnungsempfänger (Barzahlers)
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- die Steuernummer des Leistungserbringers, gegebenenfalls auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- das Rechnungsdatum
- eine fortlaufende Rechnungsnummer
- das Liefer- oder Leistungsdatum
- Angaben zur erbrachten Lieferung oder Leistung in Art, Menge und Entgelt
- die umsatzsteuerliche Behandlung
- der Hinweis auf die Barzahlung in Form eines Hinweises („bezahlt in bar“)
Soll die Rechnung für eine Barzahlung gleichzeitig als Quittung fungieren, muss diese zudem die Unterschrift des Entgeltempfängers enthalten.
Wann eine Rechnung für eine Barzahlung zum Einsatz kommt
Bei der Abwicklung von Bargeschäften wird eine Rechnungsvorlage für eine Barzahlung notwendig. Dabei spielt es eine untergeordnete Rolle, ob der Leistungsempfänger die Barzahlung im Leistungszeitpunkt oder zeitverzögert tätigt.
Im Geschäftsalltag wird für die Erbringung einer Lieferung oder sonstigen Leistung als Bargeschäft eine Rechnung für eine Barzahlung für die ordnungsgemäße steuerliche Behandlung notwendig. Ferner dient die Rechnung beiden Parteien zur Überprüfung der korrekten Abrechnung und Geltendmachung des Forderungsanspruchs. Für den Rechnungsempfänger kann diese Rechnung gleichsam als Quittung für die Begleichung der entstanden Forderung dienen.