Die Rechnungvorlage auf Englisch – online erstellen

Im Zuge des internationalen Wirtschaftsverkehrs wird es für die Abwicklung von Geschäftsvorfällen mit ausländischen Kunden immer häufiger notwendig Rechnungen ins Ausland auszustellen. Sinnvoll ist es dazu die internationale Geschäftssprache Englisch zu wählen und eine Rechnung auf Englisch zu schreiben. Dabei dürfen die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung jedoch nicht missachtet werden.

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Was genau ist eine Rechnung auf Englisch?

Die Rechnung auf Englisch beinhaltet genauso wie eine Rechnung in deutscher Sprache eine detaillierte Aufstellung über die geleisteten Lieferungen oder sonstigen Leistungen durch einen Leistungserbringer. DerLeistungsempfänger kann durch die einheitliche Sprache klar verständlich die Richtigkeit und Vollständigkeit der abgerechneten Leistungen überprüfen und nachvollziehen.

Was eine schnelle Bearbeitung und somit eine fristgerechte Bezahlung der offenen Forderung nach sich ziehen kann. Für eine Rechnung in abweichender Sprache ist es unerheblich, ob der Empfänger Unternehmer, Freiberufler oder auch eine Privatperson ist. Lediglich die Frage des Umsatzsteuerausweises ist analog der Umsatzsteuergesetzgebung zu prüfen und entsprechend auszuweisen.

Was sind die besonderen Merkmale einer Rechnung auf Englisch?

Der Aufbau einer Rechnung in Englisch unterscheidet sich nicht von einer deutschsprachigen Rechnung. Lediglich die Sprache, wie sollte es auch anders sein, ist anders. Neben den formalen Angaben und Informationen auf der Rechnung werden insbesondere die wichtigen Begriffe ins Englische übersetzt.

So lautet die Bezeichnung „Invoice“ statt Rechnung und „Credit Note“ anstatt Gutschrift. Zudem werden die Zahlungsbedingungen als auch weitere relevante Bemerkungen in englischen Sätzen angegeben. Die deutsche Gesetzgebung sieht weder abweichende Formvorschriften vor, noch gibt es seitens der Steuergesetzgebung abweichende Vorschriften.

Wie ist die inhaltliche Gestaltung einer Rechnung auf Englisch?

Neben Namen und Anschrift des Rechnungsempfängers muss abhängig von der Länderzugehörigkeit die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers angeführt sein. Diese muss auch zu den Daten des Leistungserstellers komplementiert werden. Das Ausstellungs- und Leistungsdatum wird wie die Rechnungsnummer in Englisch angegeben. Die erbrachte Leistung wird unter dem Punkt „Description“ mit einer möglichst genauen englischen Bezeichnung gelistet. Darüber hinaus ist bei einer Rechnung auf Englisch ein Steuerausweis in Form von „Tax“ oder eine Steuerbefreiung mit englischer Formulierung zwingend notwendig.

Die Zahlungsbedingungen als „Payment Terms“ ergänzen mit etwaigen Bemerkungen („Notes“) das Rechnungsformular. Soll die offene Forderung auf ein Konto angewiesen werden, sollten die Angaben für den internationalen Zahlungsverkehr nicht fehlen. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich.

Pflichtangaben einer Rechnung auf Englisch

Inhaltlich sind folgende Angaben für eine Rechnung auf Englisch verpflichtend:

• • vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers
  • die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers
  • abhängig von der Länderzugehörigkeit die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers
  • das Ausstellungsdatum und das Leistungsdatum
  • eine Rechnungsnummer
  • die Art und Menge sowie das Entgelt der erbrachten Leistung
  • die Angabe des Steuersatzes auf die einzelnen erbrachten Leistungen oder im Falle der Steuerbefreiung der entsprechende formlose Hinweis aus welchen Gründen dieser anzuwenden sind
  • Entgeltminderungen
  • die Bankverbindung des Leistungsempfängers mit den Angaben zur internationalen Abwicklung für den Sepa-Zahlungsverkehr
  • die Zahlungsbedingungen, bestenfalls mit eindeutigem Datum des Zahlungsziels

Für die steuerliche Behandlung ist die Einhaltung der Pflichtangaben maßgeblich notwendig.

Wann wird eine Rechnung auf Englisch notwendig?

Im Zuge der Globalisierung und des weltweiten grenzüberschreitenden Güter- und Dienstleistungsaustausches wird es zunehmend wichtig, Rechnungen in einer einheitlichen, für die meisten leicht zu verstehende Sprache, auszustellen. Nach der Erbringung der Leistung wird deshalb die Forderung über eine Rechnung auf Englisch abgerechnet und dem Leistungsempfänger übermittelt. Dieser kann so die Einzelheiten relativ problemlos prüfen und die Bezahlung innerhalb der vorgegebenen Frist arrangieren.

Was macht eine Rechnung auf Englisch erforderlich?

Es gibt keine expliziten Formvorschriften welche eine Erstellung einer Rechnung in der gängigen Geschäftssprache Englisch erforderlich machen. Jedoch wird es durch die weltweite wirtschaftliche Vernetzung notwendig, Wettbewerbsvorteile zu generieren. Geschäftsabwicklungen auf einer einheitlichen Verständigungsebene erleichtern den Wettbewerb und sollen dadurch die Wirtschaftlichkeit und den grenzüberschreitenden Absatz von Lieferungen und Leistungen vorantreiben. Eine ordnungsgemäße Rechnung ist zudem für alle Parteien von Vorteil und dient als Grundlage zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.