Mit einer Rechnung wird ein Geschäftsvorgang in der Regel abgeschlossen. Daher müssen sowohl Unternehmer und Selbstständige als auch Freelancer Rechnungen ausstellen, wenn sie das Geld für ihre erbrachten Leistungen oder ihre verkauften Produkte bei ihrem Kunden oder Auftraggeber einfordern müssen. Sind es relativ viele Posten, die auf der Rechnung zu finden sind, lohnt sich unter Umständen eine Rechnungsvorlage in Excel.
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Excel-Rechnungsvorlagen
Vorteile einer Musterrechnung
Bei einer Rechnung reicht es leider nicht aus, den fälligen Gesamtbetrag und die eigenen Kontoinformationen an den Kunden zu übermitteln. Im Gegenteil, eine Rechnung ist ein offizielles Dokument, das auch beim Finanzamt vorgelegt werden muss und muss daher den Formalitäten genügen, die von der Behörde gefordert werden.
Mit der Verwendung einer unserer Vorlagen müssen sich Selbstständige und Unternehmer darüber keine Gedanken mehr machen. Denn unsere Musterrechnungen erfüllen selbstverständlich genau diese Anforderungen und können daher ohne weiteres als Vorlage für eigene, individuell angepasste Rechnungen dienen.
Excelvorlage kann Vereinfachung bedeuten
Auf unserer Seite finden Sie sowohl Rechnungen in Word als auch Musterrechnungen in Excel – und beide Varianten haben ihre Vorteile. Es hängt von Ihren Wünschen und Vorstellungen einerseits, auf der anderen Seite aber auch von dem Umfang ab, für welche Art von Musterrechnung Sie sich entscheiden.
Rechnungen in Excel sind nämlich dann durchaus zu empfehlen, wenn die Rechnung recht umfangreich ist und damit viele verschiedene Posten ausgewiesen werden müssen. Das Programm ist genau aus diesem Grund bei vielen Selbstständigen und Unternehmern sehr beliebt. Denn Excel lässt sich einfach bedienen. Man muss dafür kein großes Verständnis für die Software haben, da sich die Formeln sehr schnell erlernen lassen.
Natürlich sollten Sie ein klein wenig üben, bevor Sie ihre erste Rechnung mit Excel erstellen und an Ihre Kunden schicken. Denn ist die falsche Formel hinterlegt, stimmt natürlich auch die Gesamtsumme nicht. Daher empfehlen wir, immer einen Probelauf mit unseren Musterrechnungen in Excel zu machen und erst dann, wenn Sie sich sicher sind, diese Rechnung an Auftraggeber zu senden.
Excel-Rechnungen sind übersichtlich
Es lohnt sich allemal, sich mit einer Vorlage in Excel zu beschäftigen. Denn richtig angewendet, kann man damit den Gesamtbetrag der Rechnung sofort sehen. Das beutetet vor allem für Einzelunternehmer, die häufig auch die Buchhaltung und damit die Rechnungslegung selbst übernehmen, eine deutliche Zeitersparnis. Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie die richtige Formel hinterlegt haben, entfällt die Kontrolle der Rechnung. Denn Fehler beim Addieren oder Multiplizieren unterlaufen dem Programm nicht.
Wenn Sie möchten, können Sie außerdem die Umsatzsteuer (bzw. die Mehrwertsteuer, wenn Sie an Verbraucher Rechnungen ausstellen) getrennt ausweisen lassen. Das gleiche gilt für Skonto – auch das müssen Sie mit einer Rechnungsvorlage in Excel nicht mehr händisch ausrechnen, sondern können auf die hinterlegte Formel vertrauen. Das aber natürlich immer nur dann, wenn die Formel korrekt ist.
Excel-Rechnung und Speicherung
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) schreiben vor, dass Rechnungen so gespeichert werden müssen, dass sie nicht verändert werden können. Das könnte unter Umständen zu Problemen führen. Denn Musterrechnungen und Vorlagen in Excel zeichnen sich ja gerade dadurch aus, dass sie immer wieder benutzt werden können und damit natürlich veränderbar sind.
Dieses Problem können Sie jedoch vermeiden. Zum einen sieht der Finanzbeamte auch bei einer elektronischen Speicherung der Unterlagen, wann die Rechnung zum letzten Mal verändert wurde. Dieses Datum kann er sich ganz einfach in den Daten des Dokuments anzeigen lassen. Auf der anderen Seite können Sie aber auch selbst aktiv werden: Speichern Sie die Rechnungen als PDF-Dokument ab und versenden Sie diese dann erst an Ihre Kunden und Auftraggeber.
Außerdem sollten Sie genau dieses Dokument elektronisch abspeichern. PDF-Dokumente können nicht ohne weiteres abgeändert werden. Somit erfüllen Sie damit, obwohl Sie eine Vorlage in Excel nutzen, eine wichtige Vorschrift der GoBD.
Excel-Vorlage lässt sich an individuelle Gegebenheiten anpassen
Gerade für Unternehmer und Selbstständige, die über eine große Anzahl an Bestandskunden verfügen, kann die Excel-Vorlage wirklich nützlich sein. Wenn Sie darauf achten, stets eine fortlaufende Rechnungsnummer zu vergeben, können Sie die einmal angefertigte Vorlage nämlich nach jedem Zahlungsintervall nutzen.
Konkret bedeutet das, dass Sie Anschrift und Kundennummer nicht jedes Mal aus Neue eingeben müssen, sondern einfach die jeweilige Vorlage für den Kunden neu datieren. Natürlich sollten Sie zuvor auch alle Leistungen, die Sie abrechnen möchten, löschen und die aktuell zu begleichenden Kosten in die Musterrechnung hineinkopieren. Mit diesem Vorgehen können Sie innerhalb weniger Minuten eine Rechnung für Ihre Bestandskunden erstellen.
Auf der anderen Seite bieten Ihnen auch unsere Excel-Vorlagen einen klaren Vorteil: Auch Grafiken oder Logos können Sie ganz einfach in das Dokument einfügen und sich damit eine individuelle Rechnung anfertigen, die perfekt zu Ihrer Corporate Identity passt. Schauen Sie sich in unseren Vorlagen um und probieren Sie es einfach einmal aus!