Online Rechnungsvorlage für Catering & Gastronomie

Rechnungsvorlagen für den gastronomischen Bereich?

Wer gastronomische Leistungen erbringt, ist in der Pflicht, eine entsprechende Rechnung auszustellen. Diese wird für die Steuer benötigt und muss bei gewerblicher Bewirtung ausgegeben werden. Zudem erfreut sich die Rechnung im Catering auch bei den Kunden starker Beliebtheit. Denn damit ist es möglich, durch Steuerabsetzung enorm Kosten zu sparen, indem Anteile der Summe abgesetzt werden. Wie viel abgesetzt werden kann, ist dabei natürlich von der Art der Bewirtung abhängig.

Besonderheiten in der Gastronomie

Wird Bewirtung versteuert bzw. abgesetzt, steht für das Finanzamt im Vordergrund, ob die erbrachte Dienstleistung angemessen war. Dabei gibt es keine allgemeinen Regelungen, sondern wird pro Einzelfall neu entschieden.

Daher ist es wichtig eine detaillierte Auflistung an Speisen und Getränken aufzustellen. Bestenfalls wird eine Registrierkasse verwendet, die einen entsprechenden Bon erzeugt. Denn dieser enthält genau diese geforderten Angaben. Wird ein Rechnungsbetrag über 250 Euro ausgegeben, muss dieser handschriftlich unterschrieben und mit Firmenstempel versehen werden.

In diesem Fall der Dienstleistung muss auch der Kunde seine Dokumentationspflicht erfüllen, um die Rechnung steuerlich absetzen zu können. Dabei muss auch er den Grund der Bewirtung benennen und alle Gäste namentlich angeben. Auch hier können Kassensysteme helfen, ein entsprechendes Standard-Rechnungsformular auszudrucken, welches dem Kunden auf der Rückseite die Möglichkeit für seine Angaben bietet.

Wird speziell im Catering gearbeitet, wobei zumeist kein modernes Kassensystem besteht, sollte die Rechnung stets am Rechner generiert werden. Auch hier ist auf eine genaue Auflistung zu achten.

Pflichtangaben für Catering und sonstige gastronomische Dienstleistungen

Um eine Rechnung für die Gastronomie oder das Catering zu erstellen, bildet §4 Abs. 5 Nr. 2 EStG sowie §14 Abs. 4 UStG die Grundlage. Um ein langes Recherchieren der Absätze zu ersparen, hier die Pflichtangaben im Überblick:

• Name bzw. Firma des Caterers oder Gastronom/-iebetriebs
• Bei einer Rechnung über 250 Euro die Steuernummer
• eine maschinell vergebene Rechnungsnummer
• das Datum der Rechnung
• das Datum der Bewirtung, sofern von Punkt 4 abweichend
• eine genaue Auflistung und Angabe der Speisen und Getränke (Art und Menge)
• das Nettoentgelt
• Mehrwertsteuersatz in Prozent und Euro
• Gesamtbetrag in Brutto (zur Erleichterung und Übersicht)
• Name, Adresse des Rechnungsempfängers bei Rechnungen über 250 Euro

Zum Thema Mehrwertsteuer ist zu beachten, welche Getränken und Speisen wie besteuert werden müssen. Hier können 7 % oder 19 % gelten. Ein Punkt, der vorab geklärt sein muss, um eine einwandfreie Rechnung zu erzeugen. Kassensysteme setzen hier automatisch den zu berücksichtigenden Steuersatz an.

Wird Catering oder Gastronomie unter der Prämisse der Kleinunternehmerregelung betrieben, entfällt die Angabe der Mehrwertsteuer komplett. In diesem Falle ist es jedoch nicht korrekt, einfach nur die Angabe wegzulassen. Es muss ein entsprechender Vermerk gemacht werden. So ist sowohl der Dienstleister als auch der Kunde auf der sicheren Seite.

Werden Kleinbeträge ausgewiesen gelten laut §33 UStG Erleichterungsvorschriften. So kann in diesem Fall die komplette Angabe des Kunden entfallen und muss nicht explizit aufgeführt werden.

Wer benötigt für was eine Rechnung für Catering und Bewirtung?

Wer ein Kleinunternehmen oder ein Gewerbe anmeldet, ist damit in der Pflicht, seine Dienste in entsprechend finanzamtkonformen Rechnungen auszuweisen.
Dabei dient die Rechnung nicht nur als Beleg für eine spätere Steuererklärung und/oder -Prüfung, sondern bietet auch den eindeutigen Nachweis einer erbrachten Leistung, wenn ein Kunde einmal in Zahlungsverzug gerät und Mahnen nötig wird. Denn ohne genauen Beleg, wann und welche Leistung zu welchem Preis geleistet wurde, wird eine Mahnung und ein Erhalt des Geldes entsprechend schwierig.

Doch auch der Kunde selbst kann mit der Rechnung, die bei Catering und Gastronomie ausgegeben wird einiges Anfangen. Denn diese kann bei der Steuer abgesetzt werden. Je nach Prüfung und Relevanz kann hier eine Erstattung bis zu 70 % möglich sein. Besonders häufig wird diese Absetzung angestrebt, wenn es sich um Firmenessen u.ä. handelt. Dabei sind die oben bereits erwähnten Angaben zu tätigen, um eine entsprechende Prüfung seitens des Finanzamtes zu erleichtern.

Natürlich braucht auch das Finanzamt selbst die entsprechenden Rechnungsunterlagen. Denn diese ermöglichen die eindeutige Zuordnung von Geldströmen und erleichtern die Steuerprüfung. So kann sicher errechnet werden, ob eine Nachzahlung oder gar eine Rückerstattung anfällt. Durch die Rechnungsnummer kimmt es so zu weniger Problemen. Durch genaue Angaben wird zudem die Klärung einer Absetzung des Rechnungsbetrags vorangetrieben und kann schneller erfolgen.
Hierbei sind neben Netto und Brutto der Rechnung v.a. der Zweck notwendig.