Rechnungsvorlage für Freelancer

Wenn Sie mit der eigenen Dienstleistung selbstständig durchstarten, kommt früher oder später die Hürde des Rechnung Schreibens. Mit dem Onlinegenerator steht Ihnen ein nützliches Tool zur Verfügung, das ganz einfach eine passende Rechnung bereitstellt, die sich anschließend als Excel– oder Word Datei downloaden lässt. Was Sie dabei alles beachten müssen, erfahren Sie hier.

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Was ist eine Rechnungsvorlage für Freelancer?

Wie jeder Selbstständige muss auch ein Freelancer seine Dienste in Rechnung stellen. Denn nur so lassen sich Einnahmen beim Finanzamt sicher nachweisen und belegen.
Besonders zu Beginn kann man dabei schnell vor einem Hindernis stehen. Denn die Rechnung muss finanzamtkonform erstellt sein und somit alle wichtigen Dinge und Besonderheiten enthalten. Doch welche sind das? Worauf ist zu achten und welche Regelungen gilt es als Freelancer zu beherzigen?

Besonderheiten bei der Tätigkeit als Freelancer

Die große Besonderheit bei der Ausstellung einer Rechnung als Freelancer ist die Mehrwertsteuer. Denn ob diese angegeben werden muss oder nicht, entscheidet die getroffene Anmeldung beim Finanzamt.
Tritt man in die Freiberuflichkeit ein, so ist gerade zu Beginn oftmals nicht genau kalkulierbar, welche Gewinnspanne erzielt werden wird.

Daher nutzen viele die sogenannte Kleinunternehmerregelung. Diese gibt vor, dass bei einem zu erwartenden Gewinn unter 17.500 Euro pro Jahr und nicht mehr als 50.000 Euro im Folgejahr, keine Mehrwertsteuer ausgewiesen werden muss.


Dabei kann die Angabe jedoch nicht einfach in der Rechnung des Freelancers weggelassen werden. Es muss klar und deutlich deklariert sein, dass diese Regel zur Anwendung kommt. Ansonsten ist die Rechnung nicht konform und kann beim Einreichen beim Finanzamt für Probleme sorgen.

Rechnungsvorlage für FreelancerTypischerweise wird zum kenntlich machen der angewendeten Regelung ein Satz unter den Hauptteil der Rechnung gesetzt. Dieser trägt zumeist den Wortlaut: “Nach §19 UStG kommt die Kleinunternehmerregelung zum Tragen. Damit wird keine Mehrwertsteuer ausgewiesen.” Natürlich kann dieser abgewandelt werden.
Hauptsache es ist vermerkt. Somit sind sowohl Sie als Freelancer, als auch ihr Kunde auf der sicheren Seite.

Die Pflichtangaben – Was in der Rechnung des Freelancers stehen muss

Um eine Rechnung zu schreiben ist als erstes die Adresse und die Steuernummer des Selbstständigen zu benennen. Zudem der vollständige Name und die Adresse des Empfängers der Rechnung.

Nächster Punkt ist eine fortlaufende Rechnungsnummer. Diese wird zur eindeutigen Zuordnung bei einer Steuerprüfung gebraucht, um die Zahlungsströme zu identifizieren. Dabei kann es sich um eine reine Zahlenfolge handeln, aber auch Präfix mit Buchstaben und Zahlen ist möglich.

Anschließend erfolgt eine Aufstellung der erbrachten Leistung und des Stundensatzes oder einer anderen Einheit, in der abgerechnet wird. Dies kann beispielsweise auch durch “Wortzahl”, “Artikel” u.ä. erfolgen, wie bei Textern oft gebraucht.
Ebenfalls angegeben werden muss der Termin der Leistungserbringung. Dieser kann sowohl in der Vergangenheit oder Zukunft liegen oder mit dem Datum der Rechnung übereinstimmen.

Darauf folgt das Honorar. Dieses kann pro Stunde oder in anderer treffender Einheit angegeben werden. Darunter findet sich das Gesamthonorar in Netto.

Wird nun Steuer ausgewiesen, erfolgt diese als nächster Punkt. Dabei wird zunächst die Mehrwertsteuer in Prozent angegeben und dann die Mehrwertsteuer als Betrag. Dieser wird auf das Netto aufgerechnet und abschließend das Honorar in Brutto ausgegeben.

Um die Rechnung zu komplettieren erfolgt nun noch das Zahlungsziel – in Form von Kontodaten und Zahltermin – sowie Datum und Unterschrift.

Wann braucht wer eine Rechnung?

Wenn Sie als Freelancer tätig sind, ist das Ausstellen einer Rechnung ihre Pflicht. Denn spätestens mit der Steuererklärung können diese als Belege Ihrer Tätigkeit gefordert werden. Dabei wichtig zu beachten: Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Daher ist es sinnvoll diese als Dokument auf dem Rechner zu speichern und damit zu sichern.

Neben dem Freelancer selbst braucht natürlich auch der Kunde einen entsprechenden Nachweis für die in Anspruch genommene Leistung. Denn auch diese können bei einer Steuererklärung entsprechend gültig gemacht werden, z.B. in Form von Werbungskosten oder ähnlichem.

Zuletzt ist es das Finanzamt selbst, welches die Rechnung des Freelancers für eine reibungslose Prüfung und Sichtung benötigt. Denn mit ihr können Zahlungsflüsse einfach nachvollzogen werden.

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