Rechnungsvorlage für einen Handwerker

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Was ist eine Rechnungsvorlage für Handwerker?

Handwerker müssen schon aus steuerlichen Gründen für die erbrachten Leistungen Rechnungen schreiben. Eine Aufgabe, die viele Handwerker oft als lästig empfinden, denn beim Ausstellen einer Rechnung müssen bestimmte Dinge beachtet werden.

Daher kann eine Rechnungsvorlage für Handwerker beim Ausstellen von Rechnungen helfen, denn diese beinhaltet alle notwendigen Pflichtangaben. Vorlage meint dabei, dass die Rechnung vorab und einmalig personalisiert werden muss, also mit Firmenlogo, Kontaktdaten des Betriebes und Umsatzsteuer-ID Nummer versehen werden müssen. Sind diese Dinge erledigt, dann brauchen Sie in Zukunft nur mehr die erbrachte Leistung sowie die Materialkosten in die Vorlage eintragen. Anschließend müssen Sie die Posten nur mehr zusammenrechnen.

Besonderheiten der Rechnungsvorlage für Handwerker

Rechnungsvorlagen gibt es im Internet beinahe schon wie Sand am Meer. Deshalb ist es wichtig, dass Sie eine Rechnungsvorlage für Handwerker verwenden, denn diese beinhaltet die notwendigen Pflichtangaben. Dazu gehört u.a. die Möglichkeit, Materialkosten und Arbeitsstunden getrennt aufzulisten.

Was beinhaltet eine Rechnungsvorlage für Handwerker?

Aus Sicht des Kunden ist es am wichtigsten zu wissen, wofür er bezahlt. Deshalb sollte darauf geachtet werden, dass Materialkosten, Anfahrtskosten und Kosten für die erbrachte Leistung nicht nur getrennt voneinander ausgewiesen, sondern auch genau aufgelistet werden. Denn der Kunde, der in der Regel ein Laie ist, sollte diese Posten nachvollziehen können. Um diese Auflistung übersichtlich darstellen zu können, sollte die Rechnungsvorlage eine entsprechende Tabelle beinhalten.

Bei den Materialkosten müssen Sie jedoch nicht jede Schraube bzw. jeden Nagel einzeln aufführen, denn diese können Sie unter dem Punkt „Kleinmaterial“ zusammenfassen. Allerdings sollten Sie Beispiele anführen, was darunter zu verstehen ist. Ersatzteile und Neuware (z.B. ein Waschbecken) werden hingegen als Materialkosten in der Rechnung aufgeführt. Handelt es dabei um Ware gleicher Art, dann wird die Ware einmal beschrieben und mit der entsprechenden Anzahl versehen, wie zum Beispiel 3 Dachfenster vom Hersteller X Modell Y.

Da das Material von Kunde zu Kunde verschieden ist, sollte eine Rechnungsvorlage für Handwerke die Möglichkeit bieten, Zeilen hinzufügen bzw. Zeilen zu löschen. Denn leere Zeilen in einer Tabelle wirken nicht seriös. Diese Flexibilität ist außerdem für den Posten Leistungserbringung wichtig, da Meister- und Gesellenstunden unterschiedlich verrechnet werden. Auch hier sollten Zellen für den Einzelpreis und die Anzahl der Arbeitsstunden vorhanden sein.

Des Weiteren sollte eine Rechnungsvorlage die Möglichkeit bieten, das eigene Logo in die Vorlage einzubauen. So erkennt der Kunde auf den ersten Blick, um welche Handwerkerrechnung es sich handelt. Felder bzw. Zeilen für Ihre Kontaktdaten sowie weitere Angaben müssen natürlich auch vorhanden sein.

Pflichtangaben der Rechnungsvorlage für Handwerker

Pflichtangaben sind Angaben auf einer Rechnung, die gemacht werden müssen, damit letztendlich das Finanzamt (des Kunden) die Rechnung als solche akzeptiert. Deshalb bieten Rechnungsvorlagen für Handwerker nur wenig gestalterischen Spielraum. Im Prinzip gliedert sich eine Rechungsvorlage für Handwerker in drei Abschnitte:

• Kopf mit Kontaktdaten, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer etc.
• Body mit Dank an den Kunden und der Leistungsbeschreibung
• Fußzeile mit Ihrer Bankverbindung

Konkret enthält die Rechnungsvorlage für Handwerker folgende Angaben:
(Die Angaben in den Klammern geben an, in welchem Abschnitt die einzelnen Angaben platziert werden.)

1. Vollständiger Name und Anschrift des Handwerkers (Kopf)
2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (des Kunden; Kopf)
3. Datum der Rechnung (Kopf)
4. Leistungsdatum (Tag der Leistung; Kopf)
5. Ust-Id-Nr. (ggfs. auch Steuernummer) des Handwerkers (Kopf- oder Fußzeile)
6. fortlaufende Rechnungsnummer (Kopfteil)
7. Beschreibung von Art und Umfang der Leistung, Materialkosten (Body)
8. Summe Netto-Beträge (Body)
9. Umsatzsteuersatz* (Body)
10. Brutto-Summe (Body)
11. Unterschrift (Body)
12. Eigene Bankverbindung (Fußzeile)

*) Fällt der Betrieb unter die Kleinunternehmerregelung, dann wird der Umsatzsteuersatz mit 0,00 Prozent angegeben. Am Ende der Tabelle muss sich der entsprechende Hinweis darauf befinden.

Angaben zur Homepage des Betriebes, die E-Mail-Adresse oder Telefonnummern können im Kopf oder in der Fußzeile platziert werden. Diese Angaben sind nicht verpflichtend, dienen jedoch als Service für den Kunden. Außerdem sollten Sie in der Rechnungsvorlage als Standard den Hinweis einfügen, dass die Aufbewahrungspflicht für Handwerkerrechnungen zwei Jahre beträgt.

Wann benötigt wer eine Rechnungsvorlage für Handwerker?

Da für jede Handwerksleistung eine Rechnung ausgestellt werden muss, ist eine Rechnungsvorlage für Handwerker ein treuer Begleiter. Da Privatkunden Handwerkerleistungen für Renovierungs- oder Modernisierungsarbeiten steuerlich absetzen können, sollte die Rechnung finanzamtskonform ausgestellt werden. Das erspart Ihnen und dem Kunden unnötigen Zeitaufwand, sollte das Finanzamt die Rechnung aufgrund der Form nicht akzeptieren.