Rechnungsvorlage für eine Vermietung

Was ist eine Rechnungsvorlage für Vermietung und wann wird sie nötig?

Ob das Ausstellen einer Rechnung nötig ist, entscheidet die Art, wie vermietet wird. Geht die Vermietung über privat, reicht es aus, dem Gast eine Quittung auszustellen.

Anders bei der gewerblichen Vermietung. Sobald ein Gewerbe besteht und daraus Einnahmen bzw. Gewinne resultieren, wird die Rechnung zur Pflicht.

Was beinhaltete eine Rechnung für die gewerbliche Vermietung?

Für eine Rechnung in diesem Bereich, gibt es Inhalte, die unbedingt hinein gehören, damit am Ende keine Probleme bei der Steuer entstehen.
Dabei wird die Rechnung entsprechend §14 Abs. 4 und 5 UStG mit folgenden Angaben aufgebaut:

1. Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungstellers und Vermieters
2. Vollständiger Name und Anschrift des Mieters/Leistungsempfängers
3. Steuer- oder Umsatzsteuer-ID
4. Rechnungsdatum (bzw. Ausstelldatum)
5. fortlaufende Rechnungsnummer
6. Umfang und Art der erbrachten Leistung
7. das zu berechnende Entgelt, ggf. die Mehrwert- und Umsatzsteuer
8. eventuelle Vereinbarungen vorab, wie Minderungen
9. eventuell der Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

Besonderheiten und Ausnahmen beim Rechnungsinhalt bei Vermietungen

Oben genannte Angaben gelten grundsätzlich bei Beträgen ab und über 150 Euro. Rechnungen unter diesem Wert gelten als Kleinbetragrechnungen. Hierbei genügen diese Angaben in der Rechnungsvorlage:

1. Vollständiger Name und Adresse des Vermieters
2. Ausstelldatum der Rechnung
3. Leistungsumfang und Art
4. Entgelt, Steuerbetrag und Gesamtsumme
5. Steuersatz

Bei Neueinstieg ins Gewerbe oder bei kurzfristigen Vermietungen mit kleinerem Gewinnabwurf, kann die Kleinunternehmerregelung zum Tragen kommen. Bei dieser darf die Jahressumme der Gewinne die Grenze von 15.000 Euro nicht überschreiten. Ist dies der Fall, muss keine Steuer ausgewiesen werden.

Ob darauf hingewiesen wird oder nicht, obliegt dem Rechnungssteller. Es empfiehlt sich jedoch das kurze Ausweisen des fehlenden Steuerverweises nach §19 UStG. Denn so wird Zahlungsverzögerung durch den Kunden vermieden, der möglicherweise die fehlende Angabe in der Rechnung beanstanden wird. Zudem ist später bei der Steuererklärung mit weniger Problemen zu rechnen.

Bei der Kleinunternehmerregelung ist zudem zu beachten, ob bereits ein Gewerbe betrieben wird, für welches Umsatzsteuerpflicht besteht. Ist dies der Fall, überträgt sich die Umsatzsteuerpflicht auch, wenn der Umsatz pro Jahr unter 17.500 Euro liegt. Die Steuer muss in der Rechnung entsprechend ausgewiesen werden. Hier greift die Regelung nicht mehr.

Besonderheit Rechnungsnummer

Die Angabe einer Rechnungsnummer sollte auf der Rechnung nie fehlen. Denn so ist es für die eigene Buchhaltung und auch später für das Finanzamt leichter nachzuvollziehen, wie die Geldströme liefen.
Man möchte jedoch vielleicht nicht, dass der Kunde einsehen kann, wie viele Rechnungen bereits erstellt wurden – was sich bei fortlaufenden Rechnungsnummern kaum vermeiden lässt.

Hierbei kann auf folgendes Modell für Rechnungsnummern zurück gegriffen werden:

Typischerweise besteht die Rechnungsnummer fortlaufend aus den Initialen des Gewerbetreibenden, dem Firmennamen und Zahlen (Rechnung 01, 02 usw.).
Um zu vermeiden, dass die genaue Anzahl der Rechnung ersichtlich wird, kann mit dem Geburtsjahr oder einem anderen Jahr, begonnen werden. Auch hier wird für jede folgende Rechnung die angegebene Zahl plus 1 gezählt.

Umsatzsteuer bei Beherbergungen

Wird Umsatzsteuer ausgewiesen ist hier die Besonderheit zu beachten, dass der USt-Satz seit 2010 auf 7% gesenkt wurde. Dies gilt immer dann, wenn die Beherbergung kurzfristig (unter 6 Monaten) stattfindet. Darin nicht enthalten sind Sonderleistungen, die nicht unmittelbar zur Beherbergung dienen.
Diese sind z.B.:

• Verpflegung (bes. Frühstück)
• Zugang zu Netzwerken der Kommunikation (Wlan, Lan usw.)
• TV-Nutzung
• Wellness-Angebote
• Tagungsraumüberlassung
• Minibar
• sonstige pauschale Angebote

Diese Leistungen müssen in der Rechnung gesondert aufgeschlüsselt und mit der entsprechenden Besteuerung von 19% berechnet werden.

Die Rechnung bei Vermietung – Wer braucht sie und warum

Wie bereits erwähnt reicht bei einer Vermietung von Privat an Privat eine einfache Quittung aus. Sobald jedoch ein Gewerbe besteht, muss eine Rechnung ausgegeben werden.
Diese dient zum einem dem Vermieter selbst als Nachweis und Beleg fürs Finanzamt, wird aber auch vom Mieter entsprechend für eine Steuererklärung benötigt.

Daher ist es zwingend notwendig, sich an die Angaben für eine Rechnung bei Vermietung zu halten. So lassen sich spätere Probleme mit dem Finanzamt vermeiden und alle Zahlungsströme sicher nachvollziehen.