Die Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer
Geschäftsvorfälle werden zur Geltendmachung einer Forderung mit einer detaillierten Rechnung abgerechnet. Der Ausweis einer Umsatzsteuer ist abhängig von der Art und dem Umfang der Geschäftstätigkeit. Die richtige steuerliche Gestaltung ist aufgrund der Komplexität des Umsatzsteuerrechts nicht ganz einfach. Deshalb ist bei der Erstellung einer Rechnung ohne Umsatzsteuer allergrößte Vorsicht geboten.
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Was ist eine Rechnung ohne Umsatzsteuer?
Bei einer Rechnung ohne Umsatzsteuer handelt es sich um die Abrechnung einer Forderung für eine erbrachte Lieferung oder sonstige Leistung ohne den Aufschlag einer Umsatzsteuer. Die Rechnung listet detailliert die Forderungen des Leistungserbringers in Form eines Entgelts für eine erbrachte Leistung auf und ermöglicht es dem Leistungsschuldner diese Forderung zu überprüfen. Die Erstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung und die richtige umsatzsteuerliche Behandlung kann den Leistungserbringer vor eine schwierige Herausforderung stellen.
Bei der Entscheidung zum Verzicht auf den Umsatzsteuerausweis ist deshalb Achtsamkeit geboten. In bestimmten Fällen ist der zusätzliche Ausweis einer Umsatzsteuer gar nicht anzuwenden. So gelten zum Beispiel für Freiberufler oder Kleinunternehmer Sonderregelungen, gleichwohl wie für Unternehmer, die im B2B Bereich Exporte oder Dienstleistungen ins Ausland abrechnen. Zusätzliche umsatzsteuerfreie Lieferungen und Leistungen sind § 4 UStG geregelt, darunter fallen insbesondere Heilberufe oder Nahverkehrsbetriebe. Eine Umsatzsteuerbefreiung ist deshalb vor Erstellung einer Rechnung sorgfältig zu prüfen.
Was zeichnet eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus?
Für die Erstellung einer Rechnung ohne Umsatzsteuer ist die Textform vorgeschrieben. Weitere Formvorschriften sind nicht anzuwenden. Zudem ist die Rechnung ohne Unterschrift gültig. Die Besonderheit der Rechnung ohne Umsatzsteuer liegt im Verzicht auf den Ausweis eines Umsatzsteuersatzes sowie des entsprechenden Umsatzsteuerentgelts. Die Umsatzsteuerbefreiung der Rechnung ist jedoch explizit auf der Rechnung zu vermerken. Ein formloser Hinweis auf die Befreiung mit Verweis auf den konformen Paragraphen des Umsatzsteuergesetzes ist ausreichend.
Die fehlerhafte Ausstellung einer Rechnung ohne Umsatzsteuer kann im Falle einer Steuerprüfung drastische Konsequenzen für den Ersteller der Rechnung nach sich ziehen. Die Aufbewahrungsfrist einer Rechnung ohne Umsatzsteuer beträgt zehn Jahre.
Was muss inhaltlich in einer Rechnung ohne Umsatzsteuer stehen?
Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer muss die gleichen Inhalte ausweisen, wie eine Rechnung mit Umsatzsteuer. Lediglich die Angaben zur umsatzsteuerlichen Behandlung der erbrachten Leistung unterscheiden sich. Folglich muss die Rechnung die Daten des Leistungsempfängers und des Leistungserbringers enthalten. Das Ausstellungs- und Leistungsdatum, eine Rechnungsnummer und die erbrachten Leistungen in Art und Höhe, ausgewiesen mit dem Nettoentgelt.
Es ist kein Umsatzsteuersatz und demzufolge auch kein darauf entfallenes Entgelt anzugeben. Jedoch ist die Angabe des Grundes für die Steuerbefreiung verpflichtend. Erbrachte Leistungen unter 250 Eoro unterliegen vereinfachten Regeln bei der Rechnungserstellung. Die Angabe von Daten zum Leistungsempfänger und Leistungserbringer, zum Leistungszeitraum und zur Rechnungsnummer entfallen.
Pflichtangaben einer Rechnung ohne Umsatzsteuer
Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer muss analog § 14 Abs. 4 UStG die folgenden Pflichtangaben enthalten:
-
- vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers, sowie die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- das Ausstellungsdatum
- eine Rechnungsnummer, die sich einem Nummernkreis eindeutig zuordnen lässt
- die Menge und Art, sowie den Zeitpunkt der erbrachten Leistung
- den Hinweis auf die Steuerbefreiungen unter Verweis auf die entsprechende gesetzliche Regelung („im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § … UStG keine Umsatzsteuer enthalten“)
- im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
- die Bankverbindung des Leistungsempfängers zur Begleichung der Forderung
- ein konkretes Datum als Zahlungsziel oder klar definierte Zahlungsbedingungen
Das Fehlen von Pflichtangaben macht die Rechnung ungültig.
Wann setze ich eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ein?
Nach dem Erbringen einer Leistung, jedoch längstens bis zu sechs Monaten nach Leistungserbringung, kann eine Rechnung ohne Umsatzsteuer zur Geltendmachung der Forderung gegenüber dem Leistungsempfänger ausgestellt werden. Der Forderungsanspruch wird mit dem Erhalt der Rechnung wirksam und muss vom Leistungsempfänger innerhalb der vorgegebenen Zahlungsfrist beglichen werden.
Die Grundlage einer Rechnung ohne Umsatzsteuer
Die Vorschriften des Handelsgesetzbuches und der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung bilden die notwendige Grundlage für die Erstellung einer Rechnung ohne Umsatzsteuer. Die Buchhaltung setzt für eine ordnungsgemäße Verbuchung des Geschäftsvorfalls eine ordentliche Rechnung voraus. Zudem wird die Rechnung ohne Umsatzsteuer zu Prüfung steuerlicher Sachverhalte notwendig.
