Die Zahlungserinnerung als Vorlage offener Rechnungen

Im Geschäftsalltag kommt es immer wieder vor, dass offene Forderungen nicht fristgerecht bezahlt werden. Zahlungsverzüge sind heutzutage leider keine Einzelfälle mehr. Immer mehr Kunden lassen sich mit der Begleichung der Rechnung Zeit oder vergessen die fristgerechte Zahlung einer Forderung schlicht und ergreifend in der Hektik des Alltags.

Dem Geld hinterherzulaufen ist für den Gläubiger nicht nur zeitaufwendig, sondern kann sich auch unangenehm auf die Geschäftsbeziehung zwischen dem Gläubiger und dem Schuldner auswirken. Zudem können gehäufte Zahlungsausfälle im wirtschaftlichen Kontext zu Liquiditätsproblemen führen. Um dem entgegen zu wirken ist es sinnvoll den Schuldner möglichst rasch an eine fällige Forderung zu erinnern.

Für die richtige Formulierung einer Zahlungserinnerung bietet unser Onlinegenerator die Möglichkeit, eine Vorlage für eine Zahlungserinnerung im Word oder Excel Format herunterzuladen.

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Was ist eine Zahlungserinnerung?

Bei einer Zahlungserinnerung handelt es sich um eine freundliche aber harmlose Aufforderung des Gläubigers an den Schuldner zur Begleichung der offenen Forderung.

Besonderheiten einer Zahlungserinnerung

Die Zahlungserinnerung ist sozusagen die Vorstufe einer Mahnung. Als freundliche Aufforderung zur Zahlung einer offenen Forderung nach Ablauf der Zahlungsfrist dient sie in erster Linie als „Hinweis“ an den Kunden auf eine nicht bezahlte Rechnung. Zur Wahrung einer guten Geschäftsbeziehung soll der Kunde an eine unpünktliche oder vergessene Forderung erinnert werden, ohne dass diesem daraus weitere Konsequenzen erwachsen.

Rechtlich hat die Zahlungserinnerung weder Geltungsanspruch noch eine gesetzliche Grundlage und muss im Gegenteil zur Mahnung nicht vom Schuldner empfangen werden. Die Besonderheit einer Zahlungserinnerung liegt in der freundlichen Formulierung eines Anspruchs. Damit stellt sie einen „freundlichen Service“ an den Kunden dar und unterstützt diesen in der Ordnung und Optimierung seiner Finanzen. Zeitgleich zeigt die Zahlungserinnerung dem Kunden, dass der Gläubiger keinen vorsätzlichen Zahlungsverzug annimmt.

Inhalte einer Zahlungserinnerung

Für die Erstellung einer Zahlungserinnerung gibt es keine Formvorgaben, diese kann mündlich oder schriftlich erfolgen. Grundsätzlich ist jedoch eine schriftliche Aufforderung empfehlenswert. Dazu können die Daten aus der Rechnung übernommen und mit dem aktuellen Datum sowie dem Vermerk „Zahlungserinnerung“ versehen werden. Hilfreich ist es, die Daten des Gläubigers und des Schuldners, sowie den Bezug zur offenen und bereits fälligen Forderung zu nennen. Zusätzlich ist die Angabe eines konkreten Datums für die neue Zahlungsfrist wichtig.

Pflichtangaben einer Zahlungserinnerung

Aufgrund fehlender gesetzlicher Grundlage sind für die Erstellung einer Zahlungserinnerung keine Pflichtangaben vorgeschrieben. Will der Gläubiger jedoch eine schriftliche Zahlungserinnerung als freundliche Aufforderung an den Schuldner formulieren, sollten einige wichtige Punkte Beachtung finden. Zahlreiche Informationen für die Erstellung können bereits der Rechnung entnommen werden, jedoch sollte die Zahlungserinnerung darüber hinaus die folgenden Angaben beinhalten:

• Name und Anschrift des Gläubigers
• Name und Anschrift des Schuldners
• Angaben zum Forderungsgrund, auf den sich die Zahlungserinnerung bezieht – hierzu können detaillierte Angaben wie Rechnungs- oder Vertragsnummer und Datum genannt werden
• die Höhe der Forderung
• das konkrete Datum der neuen Zahlungsfrist, idealerweise als Angabe in Tagen („innerhalb von 5 Tagen“ oder „bis spätestens TT.MM.JJJJ“)
• auch die Mahnstufe kann angegeben werden, um der Zahlungserinnerung einen gewissen Nachdruck zu verleihen und auf mögliche Folgemahnungen hinzuweisen

Wann wird eine Zahlungserinnerung benötigt?

Eine Zahlungserinnerung kann immer dann formuliert werden, wenn nach Eintritt der Fälligkeit eine offene Forderung noch nicht beglichen ist. Die Fälligkeit richtet sich dabei nach der getroffenen Absprache oder aus der vertraglichen Vereinbarung zwischen dem Gläubiger und dem Schuldner. Auch das Akzeptieren der allgemeinen Geschäftsbedingungen durch den Schuldner kann zu einer Anerkennung der Fälligkeit führen.

Der Gläubiger kann durch eine Zahlungserinnerung die guten Geschäftsbeziehungen wahren, zeitgleich aber frühzeitig auf die Begleichung der offenen Forderung hinweisen. Dies ermöglicht dem Gläubiger vergleichsweise zügig die geschuldete Leistung zu erhalten.

Die Notwendigkeit einer Vorlage für eine Zahlungserinnerung

Auch wenn der Gesetzgeber keine Notwendigkeit zur Zahlungserinnerung vorsieht, hat sich im praktischen Geschäftsalltag das Versenden einer Zahlungserinnerung durchgesetzt. Im wirtschaftlichen Kontext rechnet der Kunde sogar mit einer freundlichen Aufforderung ohne rechtliche Konsequenzen. Das Vorschalten einer Zahlungserinnerung vor die eigentliche Mahnung erfordert eine sorgfältige Organisation, daher ist es für den Gläubiger sinnvoll, dafür eine standardisierte Vorlage zu nutzen.

Zur Einsparung von Zeit, Aufwand und Kosten, zur inhaltlichen Vollständigkeit und für eine erfolgreichen Eintreibung von offenen Forderungen bietet sich eine Mustervorlage an. Diese kann ab dem Zeitpunkt des Zahlungsverzugs für den Gläubiger notwendig werden und damit einem weiteren Mahnverfahren entgegenwirken.

Eine entsprechende Mustervorlage für eine Zahlungserinnerung zur individuellen Anpassung können Sie hier in Word oder Excel Format herunterladen und mit den notwendigen Informationen bequem an Ihrem PC ergänzen.