Die Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuer

Für die Erbringung einer Lieferung oder einer sonstigen Leistung wird in bestimmten Fällen eine Rechnung mit Umsatzsteuer ausgestellt. Damit werden die Geschäftsvorfälle abgerechnet und die Forderung gegenüber dem Leistungsempfänger geltend gemacht. Das Erstellen einer ordnungsgemäßen Rechnung kann aufgrund der Komplexität der Gesetzgebung zu einer nicht zu unterschätzenden Herausforderung werden.

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Was ist eine Rechnung mit Umsatzsteuer?

Bei einer Rechnung mit Umsatzsteuer handelt es sich um eine schuldrechtliche Zahlungsaufforderung, erwachsen aus einem zuvor abgeschlossenen Vertrag. Der Aussteller muss Unternehmer im Sinne des § 2 UStG sein und somit eine selbständige gewerbliche Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen ausüben, jedoch darf er nicht unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fallen.

Der Umsatzsteuerausweis ist ferner abhängig von der Art des Rechtsgeschäfts oder der Transaktion. Die Rechnung an sich gliedert die Forderungen eines Gläubigers in Form eines Entgelts für eine erbrachte Leistung und ermächtigt den Schuldner diese Forderung zu überprüfen.

Besonderheiten einer Rechnung mit Umsatzsteuer

Rechnung mit UmsatzsteuerDie Formvorschrift einer Rechnung ist die Textform, diese bedarf keiner vorgeschriebenen Schriftform und keiner Unterschrift. Ist der Leistungsempfänger Unternehmer nach § 2 UStG hat er einen Anspruch auf Rechnungsstellung an den Erbringer der Leistung, sofern dieser ebenfalls Unternehmer und zum Ausweis der Umsatzsteuer berechtigt ist.

Unter diesen Voraussetzungen hat der Empfänger Kraft Gesetz das Recht, das geschuldete Entgelt bis zum Erhalt einer ordnungsgemäßen Rechnung zurückzuhalten. Der Ausweis einer gesonderten Umsatzsteuer setzt die bestandskräftige Unterwerfung des Vorgangs durch das Finanzamt voraus. Besonderheit der Rechnung ist die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Inhalte einer Rechnung mit Umsatzsteuer

Die Rechnung mit Umsatzsteuer muss die Daten des Leistungsempfängers und des Leistungserbringers, sowie dessen Steuernummer und gegebenenfalls dessen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beinhalten. Außerdem das Ausstellungs- sowie Leistungsdatum, die Rechnungsnummer, zugehörig zu einem eindeutigen Nummernkreis, und zwingend die Höhe und die Art der erbrachten Leistung.

Hinsichtlich der umsatzsteuerlichen Behandlung muss ein Ausweis nach Steuersätzen oder entsprechend nach Steuerbefreiungen erfolgen. Für die gesetzlich geregelte Kleinbetragsbehandlung für Gesamtbeträge mit Umsatzsteuer unter 250 Euro gelten analog vereinfachte Regeln. Hier entfallen zum Beispiel die Daten zum Leistungsempfänger und Leistungserbringer, sowie der Leistungszeitraum und die Rechnungsnummer.

Pflichtangaben einer Rechnung mit Umsatzsteuer

    • Gemäß § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung mit Umsatzsteuer, sofern diese nicht unter die Kleinbetragsregelung fällt, die folgenden Pflichtangaben enthalten:
    • vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
    • vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers, sowie die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
    • das Ausstellungsdatum
    • eine Rechnungsnummer, die sich einem Nummernkreis eindeutig zuordnen lässt
    • die Menge und Art, sowie den Zeitpunkt der erbrachten Leistung
    • das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt in Form des Nettoumsatzes
    • die Angabe etwaiger Steuerbefreiungen mit dem entsprechenden Hinweis auf welche Leistung diese anzuwenden sind
    • im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
    • den anzuwendenden Steuersatz und den Ausweis des darauf entfallenen Entgelts
    • die Bankverbindung des Leistungsempfängers zur Begleichung der Forderung
    • ein konkretes Datum als Zahlungsziel oder klar definierte Zahlungsbedingungen

Das Fehlen von Pflichtangaben macht die Rechnung ungültig.

Wann benötigt wer eine Rechnung mit Umsatzsteuer?

Die Rechnung wird nach dem Erbringen der Leistung zur Geltendmachung des Zahlungsanspruchs gegenüber dem Leistungsempfänger notwendig und kann längstens bis zu sechs Monaten nach Leistungserbringung ausgestellt werden, sofern der Leistungsempfänger Unternehmer ist oder es sich um eine Leistung in Verbindung mit einem Grundstück handelt.

Leistungserbringer benötigen zur Abrechnung der erbrachten Lieferungen oder sonstigen Leistungen gegenüber einem Leistungsempfänger eine Rechnung. Abhängig von der Art und dem Umfang der Geschäftstätigkeit muss dabei eine Rechnung mit Umsatzsteuer ausgestellt werden. Die Erstellung einer Rechnung mit Umsatzsteuer wird auf Grundlage der Vorschriften des Handelsgesetzbuches und der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung notwendig.

Für eine ordnungsgemäße Verbuchung und Versteuerung des Geschäftsvorfalls setzt die Buchhaltung und das Steuerrecht eine ordentliche Rechnung voraus. Mit einer korrekten Rechnung ergeben sich für den Leistungsempfänger keine Probleme beim Vorsteuerabzug.

Zur individuellen Anpassung können Sie hier eine Rechnung mit Umsatzsteuer professionell mit unserem Onlineeditor herunterladen. In Word oder Excel Format können Sie diese mit den notwendigen Informationen bequem an Ihrem PC ergänzen.

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