Rechnungsvorlage für Beratung und Coaching

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Beratung und Coaching – Was brauche ich für eine Rechnung?

Egal, ob Sie als Kleinunternehmer oder mit Gewerbeschein agieren, die Rechnung in ihrer Branche folgen den steuerlichen Vorschriften zur Rechnungsausstellung. Dabei kann vereinfacht gesagt werden:

Als Dienstleister für Beratung und Coaching sind sie selbstständig (freiberuflich). Dabei arbeiten Sie entweder als Freelancer oder über ein Gewerbe. Dieses muss entsprechend angemeldet sein.
Als Freiberufler steht Ihnen hierbei die Möglichkeit zur Verfügung, keine Mehrwertsteuer auszuweisen. Dies gilt aber nur dann, wenn Sie mit einem Einkommen von weniger als 17.500 Euro im Jahr unter die Kleinunternehmerregelung laut §19 UStG fallen.
Bei Ausübung eines Gewerbes besteht die Pflicht zur Gewerbesteuer und damit auch die Pflicht der Ausweisung von Mehrwertsteuer in ihrer Rechnung.

Welche Angaben für die Rechnung im Bereich Beratung sind notwendig?

Für eine vollständige, finanzamttaugliche Rechnung gibt es Pflichtangaben, die in keiner Rechnung fehlen dürfen.

Diese sind zum Einen Name bzw. Firmenname und (Geschäfts-) Adresse. Des Weiteren muss die Steuer-ID angegeben werden. Bei Rechnungen über 250 Euro wird die Umsatzsteuer-ID benötigt.
Ebenfalls für Rechnungssummen über 250 Euro muss zwingend der Name und die Adresse des Rechnungsempfängers angegeben werden, sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer.

Diese Punkte können, bei Rechnungen unter 250 Euro laut §33 UStDV, durch die Erleichterungsvorschriften auch weggelassen werden. Wenn Sie Ihre Vorlage jedoch immer wieder verwenden wollen, ist es kein Fehler, die Rechnung für die Vollständigkeit auch bei kleineren Summen mit diesen Angaben zu versehen.

Zudem sind die Angaben nahezu Standard für jede Rechnung – egal wie klein oder groß die dabei veranschlagte Summe für die erbrachte Leistung. Daher sieht es einfach „vollständiger“ aus, wenn diese Punkte nicht unter den Tisch gefallen lassen werden.

Immer vorhanden sein muss das Rechnungsdatum und ein Datum der Leistungserbringung. Dieses kann vom Datum der Rechnung abweichen. Ob das Datum dabei in der Vergangenheit oder Zukunft liegt, ist dabei irrelevant.
Des Weiteren ist eine Beschreibung der erbrachten Leistung sowie der dadurch zu zahlende Netto-Betrag anzugeben.

Sollte die Kleinunternehmerregelung gelten, muss diese explizit auf der Rechnung vermerkt werden. Ansonsten sind folgende weitere Angaben auf der Rechnung aufzuführen:

• die Mehrwertsteuer in Prozent sowie
• die Mehrwertsteuer in Euro
• Gesamt-Brutto

Besonderheiten bei Rechnungen für Beratung

Berater und Coaches werden oftmals von Firmen für Ihre Mitarbeiter engagiert. Jedoch sind auch Führungskräfte oftmals an diskreten Coachings interessiert, die entsprechend aus eigener Tasche gezahlt werden. Hierbei ist das Hauptanliegen des Kunden, dass die Rechnung als Werbungskosten verbucht und steuerlich geltend gemacht werden können.

Somit ist die Hauptbesonderheit der eindeutige Bezug der Leistung im Bereich Beratung/Coaching zum Beruf des Kunden.
Daher sollten Sie besonders darauf achten, bei der Angabe der erbrachten Leistung eine genaue Benennung zu tätigen. Hierbei ist keine große Ausschweifung von Themenkomplexen notwendig (außer es wird explizit gewünscht) aber eine deutliche Angabe wie „Rhetoriktraining“ o.ä. sollte gemacht werden.

Des Weiteren wird branchentypisch über Stunden abgerechnet. Daher darf die Anzahl der Stunden für Beratung oder Coaching sowie der berechnete Stundensatz nicht fehlen. Wird über ein Pauschalhonorar abgerechnet ist dieses entsprechend auf der Rechnung zu vermerken.

Für wen und was wird die Rechnung ausgestellt?

Wenn es um den Zweck einer Rechnung geht, sind es gleich mehrere Instanzen, die die Rechnung benötigen.

Zum Einen Sie selbst. Denn ohne haben Sie nichts in der Hand, um Ihre Leistungen und die dabei entstandenen Kosten zu belegen.
Dieser Beleg wiederum wird für eine andere Stelle zwingend notwendig.

Das Finanzamt. Denn dieses benötigt bei der Steuererklärung entsprechende Nachweise zum Einkommen der freiberuflichen Tätigkeit bzw. des Gewerbes.

Und natürlich darf auch ihr Kunde nicht fehlen. Auch dieser benötigt die Rechnung schlussendlich als Nachweis für die Steuer. Werden Werbungskosten oder sonstige Ausgaben steuerpflichtig angegeben, kann auch hier das Finanzamt einen entsprechenden Nachweis einfordern.

Daher ist es so wichtig, die Rechnung, wie bereits oben beschrieben, finanzamttauglich zu gestalten, um Ärger und Unklarheiten aus dem Wege zu gehen. Auch hier sei noch einmal erwähnt:

Das Weglassen der Mehrwertsteuer reicht bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung nicht aus. Es muss eine explizite Angabe der Verwendung auf der Rechnung erfolgen.

Als letzter Punkt, den man keinem Unternehmer wünscht, ist leider auch der Fall zu benennen, bei dem keine Zahlung der Leistung erfolgt. Hier dient die Rechnung als Beleg der erbrachten Leistung, der Fälligkeit der Summe und des Zahlungsrückstandes. So kann im Streitfall ein weiteres Vorgehen eingeleitet werden.