Jetzt online eine Mahnung erstellen

Zahlungsverzüge sind im heutigen Geschäftsalltag leider an der Tagesordnung. Es kommt nicht selten vor, dass sich die Kunden mit der Begleichung der Rechnung Zeit lassen und die Zahlungsfristen verstreichen lassen oder schlicht und ergreifend in der Hektik des Alltags vergessen, die Rechnung fristgerecht zu bezahlen. Für den Verkäufer ist es nicht nur sehr unangenehm und zeitaufwendig, dem Geld hinterherzulaufen, vielmehr können säumige Zahlungen auch zu Liquiditätsengpässen führen oder im schlimmsten Fall kann eine Insolvenz drohen. Um dies Abzuwenden ist es ratsam nicht lange zu warten und eine offene Forderung anzumahnen.

Für die richtige Formulierung einer Mahnung bietet unser Onlinegenerator die Möglichkeit, eine Mahnungsvorlage im Word– oder Excel Format herunterzuladen.

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Was ist eine Mahnung?

Bei einer Mahnung handelt es sich um die Erinnerung einer Zahlung und eindeutige Aufforderung an den Schuldner, die offene Forderung und damit die geschuldete Leistung zu erbringen. Die Mahnung erfolgt durch den Gläubiger bei Entgeltforderungen und dient der Zahlungsaufforderung an den Schuldner.

Besonderheiten einer Mahnung

Die Mahnung hebt sich von der Zahlungserinnerung ab. Während die Zahlungserinnerung eine freundliche, aber harmlose Aufforderung zur Zahlung einer offenen Forderung nach Ablauf der Zahlungsfrist darstellt und zumeist zur Wahrung einer guten Geschäftsbeziehung dient, handelt es sich bei einer Mahnung um die eindeutige Aufforderung zur Begleichung einer geschuldeten Leistung, bei welcher durch Nichtbeachtung mit rechtlichen Konsequenzen zu rechnen ist. Gesetzlich ist dazu nur eine einzige Mahnung erforderlich.


Stempel MahnungDie Besonderheiten einer Mahnung sind die Bezifferung des Geldbetrages und die Nennung einer Schmerzensgeldforderung in Form von Mahngebühren und Verzugszinsen. Zur Wirksamkeit muss die Mahnung vom Schuldner empfangen werden. Eine besondere Formvorschrift liegt dazu nicht vor. Erfolgt kein Forderungsausgleich gerät der Schuldner ab dem Zugang der Mahnung in Verzug.

Als Folgen kann gegenüber dem Schuldner eine Leistungsklage erhoben oder innerhalb des Mahnverfahrens ein Mahnbescheid zugestellt werden.

Inhalte einer Mahnung

Die Mahnung ähnelt dem Aufbau einer Rechnung mit dem Unterschied, dass diese als “Mahnung” deklariert wird. Fernen müssen die Daten des Gläubigers und des Schuldners, sowie der Grund, die Höhe und der Bezug der Forderung genannt werden. Außerdem muss die Mahnung die Höhe der Verzugszinsen und Mahngebühren enthalten und die Bankverbindung, als auch die Angaben zur Steuerpflicht des Gläubigers aufführen. Überdies ist die Angabe eines konkreten Datums für das Zahlungsziel verpflichtend anzugeben.

Pflichtangaben einer Mahnung

Zahlreiche Informationen für die Erstellung einer Mahnung können bereits der Rechnung entnommen werden, jedoch sind darüber hinaus einige wichtige Punkte zu beachten.

Die Pflichtangaben in einer Mahnung sind:

    • Name und Anschrift des Gläubigers
    • Name und Anschrift des Schuldners
    • der Forderungsgrund, auf den sich die Mahnung bezieht – hierzu sind detaillierte Angaben wie Rechnungs- oder Vertragsnummer und Datum wichtig
    • die Höhe der Forderung beziffert durch einen Geldbetrag
    • die Höhe der Verzugszinsen, sowie die Berechnungs- und Rechtsgrundlage dazu
    • die Höhe der Mahngebühren für materielle Kosten
    • die Bankverbindung zur Begleichung der Forderung
    • Angaben zur Umsatzsteuerpflicht des Gläubigers, insbesondere die Angabe der Steuernummer oder der Umsatzsteueridentifikationsnummer
    • das konkrete Datum als Zahlungsziel

Das Fehlen von Pflichtangaben macht die Mahnung ungültig.

Wann wird eine Mahnung benötigt?

Die Mahnung wird nach Eintritt der Fälligkeit notwendig. Die Fälligkeit resultiert aus den getroffenen Absprachen oder aus vertraglichen Vereinbarungen zwischen Gläubiger und Schuldner, kann sich aber auch aus den allgemeinen Geschäftsbedingungen ableiten, sofern diese vom Gläubiger akzeptiert wurden. Durch eine frühzeitige Mahnung der offenen Forderung ist es für den Gläubiger vergleichsweise zügig möglich, die geschuldete Leistung zu erhalten.

Die Notwendigkeit einer Vorlage für eine Mahnung

Richtiges Mahnen setzt eine sorgfältige Organisation voraus. Zur erfolgreichen Eintreibung von offenen Forderungen ist es daher für Gläubiger sinnvoll, auf eine standardisierte Mahnvorlage zurückzugreifen. Dies sichert zum einen die inhaltliche Vollständigkeit des Mahnschreibens, zum anderen reduziert es den Aufwand bei der Erstellung von Mahnungen. Die Berücksichtigung der Pflichtangaben in der Mahnung ermöglicht zudem die zweifelsfreie Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens.
Die Nutzung einer Vorlage für eine Mahnung kann somit ab dem Zeitpunkt des Zahlungsverzugs für den Gläubiger notwendig werden.

Eine entsprechende Mustervorlage zur individuellen Anpassung können Sie hier im Word- oder Excel Format herunterladen und mit den notwendigen Informationen bequem an Ihrem PC ergänzen.

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